PERFIL DE LA SECRETARIA
Son las características personales y conocimientos básicos que debe poseer una secretaria.
Hay diferentes tipos de secretarias, por ejemplos secretarias bilingües, secretarias trilingües, gerenciales, ejecutivas, etc.
La secretaria desarrolla su trabajo en una oficina, en donde pasa la mayor parte del tiempo trabajando.
Ella es de vital importancia en una empresa si se quiere llevar una buena gestión empresarial.
En el liceo comercial esta la especialidad de secretariado, donde muchos de los jóvenes se forman para su futuro en el campo laboral. No es difícil para las personas que les gusta y tienen ganas de aprender para que después de cuarto año trabajen como secretaria.
Mi opinión es que dos años de estudio para aprender a ser una buena secretaria es muy poco
tiempo, pero lo más importante es que una secretaria desarrolle sus valores y habilidades ya que con ellos podrá llegar muy lejos.
Una secretaria debe ser puntual, vestir elegante, prudente, empática y además que de un aire de confiabilidad hacia su jefe y a las demás personas dentro de la empresa. Debe ser una persona muy discreta y amable.
La secretaria debe y tiene que ser la imagen de la empresa ya que a través de ella la empresa será considerada con una buena reputación.
- Buena presencia.
- Persona de buen trato, amable, cortés y seria.
- Excelente redacción y ortografía.
- Facilidad de expresión verbal y escrita.
- Persona proactiva y organizada.
- Facilidad para interactuar en grupos.
- Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet
- Brindar apoyo a todos los departamentos.
- Desempeñarse eficientemente en su Área.
- Aptitudes para la Organización.
- Buenas relaciones interpersonales.
- Dinámica entusiasta.
- Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones.
- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.
MISIÓN DE LA SECRETARIA
Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa.
Generalmente, a quienes aspiran al cargo se les realiza una breve prueba en aquellas cuestiones específicas que se buscan, por ejemplo que maneje tal o cual programa informático o que hable y escriba en perfecto inglés.
CONCEPTO DE LA SECRETARIA
Una secretaria, también denominada en algunos lugares del mundo como auxiliar administrativa, es aquella persona que se ocupa de la realización de actividades elementales de oficina, ya sea en una empresa privada o en alguna dependencia del estado, además de ser la estrecha colaboradora del directivo con el cual colabora, es decir, la secretaria del presidente de una empresa es de alguna manera la gestora de su tiempo para que este no tenga más que preocuparse que en lo que respecta a la toma de decisiones de la empresa para así conseguir mejores clientes, del resto se encargará la secretaria.
Entonces, si se quiere disponer de una efectiva gestión será imprescindible contar con una persona eficiente que despliegue este cargo, ya que por ella pasarán mayormente todas las diligencias/ actividades de una organización.
Sus principales funciones o actividades se encuentran ligadas a lo que se conoce como trabajo de oficina, tales como tramitar la entrada y salida de correspondencia, recepción de documentación, atención de llamadas telefónicas, atención de visitas y de proveedores, archivo de documentos, realización de cálculos, reportar a su superior todo aquello inherente a su área, estar al corriente de la tramitación de expedientes.
Manejo de la agenda, tanto la de reuniones como la de contactos y su mantenimiento de manera organizada y actualizada, manejo de todas aquellas herramientas de una oficina, como ser la fotocopiadora, la impresora, el fax, la computadora, entre otros, manejo de idiomas, preferentemente el inglés, pero por supuesto que cuantos más maneje será mucho mejor, ya que sus condiciones y aspiraciones podrán ser mucho más altas dentro de la organización en la cual se desempeña y poseer conocimientos en materia de protocolo institucional y empresarial.
Si bien no requiere de largos años de estudio como las carreras de grado, la de Secretaria es una profesión que también puede estudiarse y que por supuesto reúne todas aquellas actividades que se le requerirán a quien desempeña el puesto.
Generalmente, a quienes aspiran al cargo se les realiza una breve prueba en aquellas cuestiones específicas que se buscan, por ejemplo que maneje tal o cual programa informático o que hable y escriba en perfecto inglés.
APTITUDES DE UNA SECRETARIA
Es la forma en la que se debe actuar en el momento dado. es reacionareficazmente con el poder de tener en las manos la capacidad de resolver y manejar las actividades.
- Dinamica y entusiasa
- Habilidades para el planteamiento, motivación, liderazgo y toma de desiciones.
- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presion.
- Facilidad de expresión verbal y escrita.
FUNCIONES DE LA SECRETARIA
- Ejercer la función de los documentos y títulos de la Universidad.
- Coordinar, organizar y mantener el Sistema de Archivos Universitarios de la Institución.
- Notificar todas las providencias emanadas de la administración de la Institución.
- Acreditar a los miembros de los órganos colegiados de la Universidad que han sido seleccionados o elegidos por los diferentes estamentos universitarios como sus representantes.
- Organizar y poner en marcha el Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias.
- Coordinar los procesos electorales conducentes a la designación de representantes ante los órganos superiores de la institución, como Consejo Superior, Académico, de Facultad, comités de Currículo, Comités Obrero Patronal, Comité de Carrera Administrativa.
- Divulgar las decisiones de carácter académico y administrativo que le sean delegadas por las autoridades superiores de la Universidad, y coordinar la elaboración y publicación de los boletines de Acuerdos y normas universitarias.
- Participar en el desarrollo de acciones de cooperación y concertación institucional de manera tal que se facilite la coordinación operativa y el sentido de pertenencia a la institución en su conjunto.
- Las demás que le sean asignadas en los reglamentos universitarios.
CARACTERISTICAS DE LA SECRETARIA
Desempeñar el rol de secretaria significa frecuentemente ser la cara de la institución hacia los de afuera: tanto para los clientes, como a través del teléfono o la correspondencia. ¿Qué cualidades debe tener una secretaria para desempeñar bien su rol?
La profesión de secretaria es mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto o escalar de posición en una organización y mucho más que un pasatiempo. Sin lugar a dudas el cargo de secretaria de la empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad; no por nada todos los días vemos nuevos anuncios solicitando un buen número de secretarias cualificadas.
- Discreción
- Puntualidad
- Paciencia
- Organización
- Lealtad
- Tacto
- Responsabilidad
PERFIL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA
Desempeñarse hoy como secretaria de un ejecutivo de empresa no tiene el mismo significado que el de hace unos años, cuando las exigencias del mercado eran menores y las tareas se relacionaban directamente con un trabajo estrictamente de oficina. A pesar de que la tecnología y los nuevos formatos de comunicación amenazaron con reemplazar su función, está lejos de lograrlo.
Para muchas mujeres, este tipo de puesto resulta una exigencia constante. Son muchos los factores que se deben tener en cuenta, entre ellos, el nivel de capacitación y el cuidado de la imagen personal.
Quienes seleccionan a sus asistentes buscan personas con solidez latitudinal: la empatía, la comunicación y el esfuerzo por despejar el camino o simplificar las tareas son cualidades importantes. También suma valor el poder asumir diferentes responsabilidades y funciones, así como contar con la facilidad para coordinarlas.
CARACTERISTICAS DE LA SECRETARIA EJECUTIVA
Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre todo, al momento de resolver situaciones extremas.
El buen humor, por su parte, contribuye a disolver el estrés propio y el de su jefe, así como a la contención y al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan ser neutralizados.
El buen humor, por su parte, contribuye a disolver el estrés propio y el de su jefe, así como a la contención y al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan ser neutralizados.
Resulta fundamental desarrollar habilidades no sólo latitudinales sino también profesionales. La capacitación y el entrenamiento continuos son primordiales.
En el momento de iniciar la búsqueda de una secretaria, las empresas tienen en cuenta muchos requisitos pero, sin duda, se busca cada vez más personal especializado. No todas las secretarias –aunque tengan estudios específicos- son aptas para todas las búsquedas.
Además de contar con una formación completa en temas de cultura general y del ámbito político y económico –esto dependerá del rubro de la compañía- resultan indispensables sus competencias técnicas y conocimientos específicos de acuerdo al área a la que deba asistir.
FORMACIÓN PROFESIONAL SECRETARIAL
INFORMATICA
El manejo de word, excel e internet no es suficiente la secretaria ideal debe poseer un conocimiento muy fino de una variedad de de herramientas. Estos incluye el diseño de Powert paint,
Tambien debe ser valorada la habilidad de resolver ciertos problemas técnicos de urgencia.
IDIOMAS
Actualmente resulta casí inconcebible que la secretaria de un alto ejecutivo no posea en excelente nivel de ingles y portugues.
aunque no trabaje directamente con el idioma en algún momento tendra que asistir a su jefe en una traducción a atender a un visitante extranjero.
COMPETENCIAS DE LA SECRETARIA MODERNA
Una buena secretaria no es sólo aquella que sabe idiomas, atiende perfectamente el teléfono y las visitas, escribe cartas y cosas por el estilo... es algo más.
Las empresas grandes han optado por hacer pool de secretarias con servicios colectivos al que recurren una sección de directivos u otros componentes de la división, departamento, etc. Y es que los portátiles, las agendas electrónicas y de bolsillo, el correo electrónico, etc., han hecho que algunas de las funciones de las secretarias convencionales sean sustituibles...
COMPONENTES DE LA SECRETARIA
La secretaria es un departamento muy importante, es por ello, que toda secretaria debe adquirir destreza y habilidades que le permitan realizar un excelente trabajo.
Toda buena secretaria necesita interactuar con cada uno de los factores que intervienen en la empresa. Estos factores son:
Facilidad de Expresión:
Toda buena secretaria necesita interactuar con cada uno de los factores que intervienen en la empresa, tales como Personal Administrativo, Empleados, Clientes, Proveedores y toda aquella persona que amerita a tener una información con respecto a la compañía. Por ello es necesario que toda secretaria tenga ciertas que le permitan tener una calidad de comunicación a continuación citaremos varias características al respecto:
1. Dominio del tema
2. Buen vocabulario
3. Facilidad para exponer las ideas
4. Buena dicción
5. Cordialidad y respeto.
Buena Relaciones
Es absolutamente necesario que la persona encargada de la secretaria de una empresa tenga excelente relaciones con todo el equipo de trabajo que le rodea, puesto que los posible percances que puedan presentarse entre el grupo de trabajo, atrasan los procesos y procedimientos de la empresa y genera un retroceso en el buen funcionamiento de la empresa.
También es importante que la secretaria, sea una persona que pueda hacer un enlace entre los equipos de trabajo subalternos.
Facilidad de Redacción
Toda secretaria necesita llevar registros escritos de diferentes movimientos de la empresa tales como actas; funciones; anotaciones de procedimiento, inventarios, nominas, planillas, abuchees de pago, listados de precios. Relación de gastos entre muchas otras funciones dependiendo el servicio que brinde la empresa y las funciones inherentes al cargo que varia de una empresa a otra, es por ello; que toda secretaria debe tener excelente dominio, de todo procedimiento, que requiere llevar cual quier tipo de información escrita.
Toda secretaria debe tener excelente dominio de los procesos de:
• Descripción
• Narración
• Síntesis o resumen
• Entre otras formas de expresión de lenguaje escrito
• Abreviación
• Ortografía
• Redacción
• Conocimiento del origen alfabético en cuanto al archivo
Creatividad y Dinámica
En toda empresa se presenta cualquier tipo de improviso, situaciones inesperadas, que ameritan soluciones improvisadas que contribuyan a que los imprevistos, no afecten, el excelente de sen volvimiento de la empresa y de las diferentes funciones de la empresa.
Por eso es necesario que toda buena secretaria sea creativa, dinámica y que tenga mucha facilidad para levantarse en el medio de las presiones que causan los imprevistos, y ella pueda ser un eslabón de la empresa.
Responsabilidad
Todo trabajo dentro de una compañía es realmente necesario y obligatorio pero los cargos de mayor paso dentro de la compañía es el cargo que amerita mayor responsabilidad por ello es necesario que una secretaria que aspira ser excelente, pueda realizar sus funciones con eficacia, y puntualidad, responsabilidad viene hacer una de las características mas vitales de una secretaria.
La responsabilidad a merita puntualidad, pulcritud en los trabajos, puntualidad en cuanto asistencia, respeto del horario y puntualidad a cada una de las tareas que deba realizar.
Confiabilidad
Toda secretaria tiene acceso a los documentos masa importantes de su compañía, archivo, inventario, relación de gastos, relación de precios actas, registro de la empresa, nomina de empleados, decisiones internas de la compañía y muchos otros tipos de documentación privada de la empresa.
Activa y dinámica
Las habilidades y destres de una secretaria, le permite escalar otras posiciones dentro de la empresa, mejorar el procedimiento ya establecido, con respecto a ese cargo, y darme mejor valor a ese cargo, y darle mayor valor a ese servicio que presta dentro de una empresa, toda empresa necesita una secretaria dinámica, activa, productiva que se sienta el avance y desarrollo de cada una de las ejecuciones funciones dentro de la empresa.
El ambiente, recursos y herramientas de trabajo
Toda secretaria es responsable de su ambiente de trabajo, de que exista un orden.
En todas las cosas consientes a su trabajo.
Toda secretaria debe velar por su espacio de trabajo, y todos los recursos, mobiliarios, documentación y espacio que este a su a cargo, tales como:
• Archivo
• Escritorio
• Carpeta
• Libros de acta
• Libros de ingreso
• Carpeta de nomina
• Carpeta de facturación
• Carpeta con relación de gastos
• Documentos registrados en la computadora
• Buzón de archivos
• Cualquier otro recurso, que este bajo su responsabilidad
EXCUSAS QUE LA SECRETARIA DEBE EVITAR
- No creí que fuera tan importante
- Siempre lo hemos hecho asi
- No sabía que urgía
- Tengo tanto trabajo que no he podido archivar
- Eso no me corresponde a mi
- Fijese que...
- Nadie me dijo que lo hiciera
- Se me olvidó
- Estoy esperando que me lo autoricen
- ¿Cómo iba a saber que esto era diferente?
- Lo entregué pero no me acuerdo a quien
- Espera a que llegue y se lo preguntas
- Te lo había dicho (te lo dije)
- Primera vez que lo oigo
- Pá mañana te lo tengo
- Ese es tu (su) trabajo, no el mio
- No lo he recibido aún
- Mi trabajo no es ése
PLEGARIA DE LA SECRETARIA
Ayúdame señor
Atender la capacidad para contestar cuatro teléfonos amablemente y atender al mismo tiempo dos visitantes mientras escribo la carta que deberá estar lista entre cinco (5) minutos aunque tengo la plena certeza que apenas mañana será firmada.
A no tener la paciencia si tengo que pasar horas en archivar buscando un papel que como yo sospechaba está en el bolsillo de mi jefe.
Al tener memoria de computadora para recordar hechos que pasaron inadvertidos a mi jefe, hace mucho tiempo y que según el estoy obligada a recordarlo.
Al saber donde esta el jefe, que esta haciendo y a que horas volverá aunque eso no lo sepa nadie mucho menos su esposa.
Al tener la habilidad de un manejo para hacer desaparecer a las personas que mi jefe no quiere recibir después que no he dicho esta y de repente el aparece o me habla en voz alta.
PERFIL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA
Una buena secretaria es un activo muy valioso para un alto ejecutivo así ¿cuales deben ser las aptitudes y actitudes de la secretaria ideal en un momento de negocio globales y a la vez cambio tecnológico? En un ambiente de negocios dinámicos y global, las organizaciones interactúales en nuevas herramientas tecnológicas y clientes de diversas nacionalidades en el tiempo real.
- En un ambiente de negocios dinámicos en global, las organizaciones interactúan con nuevas herramientas tecnológicas y clientes de diversas nacionalidades en el tiempo real.
- Así los ejecutivos han debido adaptarse al nuevo en torno y desde luego también a sus secretarias.
- Al inicial una búsqueda para una secretaria ejecutiva es necesario valorar una seri de condiciones tanto profesional como actitudinal.
SERVICIO ALCLIENTE
Es un tema sobre el cual se escribe demasiado, se presentan muchos seminarios, se habla por todos lados, pero lamentablemente pocos entienden y se practica mucho menos.
Una de las inquietudes más corrientes entre los empresarios pequeños y medianos es el tema del servicio al cliente. Todos reconocen que este es un aspecto importante para el éxito de toda empresa, sea cual sea su actividad.
Se repite incansablemente patrones provenientes de las culturas anglo-sajonas, que nos llegan de traducciones de libros publicados especialmente en los Estados Unidos.
El tema se complica por los tratadistas y tiende a comunicarse de una forma compleja. A veces se olvida el objetivo del mensaje y solamente se quiere demostrar que se sabe mucho. Se olvida que los mensajes más poderosos son simples y directos. El mensaje ni tan siquiera tiene que ser original, Lo importante es que se entienda.
La primera pregunta que debe hacerse un empresario, en cuanto a servicio se refiere, es si realmente está dispuesto a aceptar todos los riesgos y retos que significa orientar su empresa hacia el cliente, para dar el "servicio" que el cliente quiere. Esto incluye invertir en un indoctrinamiento de todo el personal, y un cambio personal en su actitud.
En segundo lugar estaría definir exactamente lo que para el dueño de la empresa y todo el personal que labora directa e indirectamente con es ese personaje llamado: "el cliente". Definir lo que es un cliente no es difícil. Aceptar las todas consecuencias de esa definición es un asunto totalmente diferente.
ELEMENTOS DE SERVICIO ALCLIENTE
- Contacto cara a cara
- Relacion de extremo respeto de los clientes internos y externos
- Un trato de correspondencia o de retroalimentación.
IMPORTANCIA DEL SERVICIO ALCLIENTE
Un buen Servicio alcliente por parte de la secretaria es un elemento tan poderoso que el triunfo de una organizacion es un 95% responsabilidad del departamento secretarial.
CARACTERISTICAS IMPORTANTES
En el desarrollo de una excelente secretaria(o)
- Sonrisa: de rumba barreras o ataca la mala energia del que biene iracundo
- Mirada: unos ojos brillosos de muestra la dulcura y la espiritualidad del ser humano
- Voz y el Tono: es hablar despacio y vocalizando las palabras adecuadasmente.
- Atencion Teléfonica: tenga una actitud de cortesía al contestar el teléfono.
- Imagen Teléfonica: solo contamos con las palabras, el tiembre de la voz impacta o negativamente por este medio de comunicación.
- El Uso de las Palabras Magicas: recuerdo siempre pronunciar a sus ordenes, en que le podemos colaborar; por favor; con mucho Gusto; muchas Gracias; Gracias po llamar que tenga un Buen Día.
